Umstellung der Buchhaltung von DATEV auf SAP Business ByDesign

23.01.2018

SAP Business ByDesign ist ein komplett integriertes System mit der Buchhaltung als Gerüst. Es wird unterschieden zwischen automatisierten Buchungen und manuellen Buchungen. Zum Beispiel führen Prozesse im Bereich von Sales oder der Lagerhaltung zu automatisierten Buchungen in der Buchhaltung. Nur manuelle Lieferantenrechnungen, also nicht auf Bestellungen basierte Rechnungen sowie Monatsabschlussbuchungen und Lohnbuchungen stellen Prozess in SAP ByD dar bei denen manuell eine Kontierung gewählt werden muss.

Externe Systeme wie DATEV nicht notwendig

Mit Schulungen und klar definierten Prozessabläufen sowie einer vernünftigen Arbeitsteilung ist das Nutzen von DATEV oder auch anderen Systemen zusätzlich zu SAP ByD nicht notwendig. Darüber hinaus verursacht die Nutzung und Abstimmung von zwei Systeme immer zusätzlich Aufwände.

Nur die Berechnung von Löhnen sollte außerhalb SAP’s erfolgen, da die Logik oder Funktionalität in SAP ByDesign dafür nicht ausreichend ausgelegt ist (zur Einspielung/Integration von Lohnbuchungen in SAP ByDesign siehe selbigen separaten Artikel vom 17.04.18).

Sie können entweder SAP Business ByDesign als das führendes System definieren und monatlich ein DATEV-Export vornehmen oder Sie stellen komplett auf SAP Business ByDesign um.

Für DATEV-Exporte ist ein DATEV-Kontenplan sowie ein Matching zum SAP-Kontenplan notwendig. Ebenso müssen die DATEV-Nummern für Debitoren und Kreditoren gepflegt sein. Diese Notwendigkeit ist mit Mehraufwand verbunden, sowohl für Sie, als auch anschließend für den Steuerberater.

Folgende Schritte sind zu tun, um ab dem Go-Live auf SAP umzustellen:

• Einrichten der Kontenplans mit Anforderungen des Steuerbüros
• Einrichten der Kontenfindung gemeinsam mit dem Steuerbüro
• Definition der Arbeitsteilung zwischen Buchhaltung und Steuerbüro
• Schulung des Steuerbüros

Folgende Schritte sind zu tun, um ab einem Stichtag nachträglich auf SAP umzustellen:

• Anpassen der Kontenplans an Anforderungen des Steuerbüros
• Anpassen der Kontenfindung gemeinsam mit dem Steuerbüro
• Definierung der Arbeitsteilung zwischen Buchhaltung und Steuerbüro
• Schulung des Steuerbüros

Typische Aufgaben welche erfahrungsgemäß bei der Buchhaltung verbleiben:

• Lieferantenrechnungen mit Kontierungen
• Dauerbuchungen
• Kontoauszüge
• Zahlungen
• Anlagenbuchhaltung
• Spesen

Typische Aufgaben des Steuerbüros:

• Monatsabschlussbuchungen per Erfassungsbeleg oder Excel
• Lohnbuchungen per Erfassungsbeleg, Excel oder Schnittstelle
• Kontrollen im Reporting

Die jeweilige Aufgabenteilung kann natürlich auch anders gestaltet sein.

Kunden von Bösch profitieren von den Vorteile einer Komplett-Umstellung:

Wie schon erwähnt, führt eine Komplett-Umstellung dazu, dass Sie nicht in separaten Systemen parallel arbeiten müssen. Dies ist für SIe als Nutzer deutlich angenehmer. Sie haben keinen Abstimmungsaufwand zwischen den einzelnen Systemen. Ebenso sparen Sie kosten, indem Sie in Ihrem führenden SAP Business ByDesign System arbeiten. Zusätzliche Systeme bedeuten mehr Kosten. Auch Ihr Steuerberater profitiert von einer Komplett-Umstellung. Er wird mit der SAP Business ByDesign Logik vertraut und versteht somit die Buchungssystematik im System genauestens und erhält nicht nur rübergespielte Daten. Wenn Sie in SAP Business ByDesign arbeiten, dann können Sie sich auf richtige Daten in Echtzeit verlassen.