SAP Druckautomatisierung – warum noch manuell drucken?

14.06.2016

Häufig nutzen Unternehmen noch den klassischen und manuellen Ausdruck, wenn es um die Übermittlung von Kundendokumenten, wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen, geht.

Der manuelle Ausdruck nimmt aber gerade bei einer Vielzahl an Dokumenten einen Großteil der eigentlichen Arbeitszeit in Anspruch.

Der effektivere Weg ist die Druckautomatisierung über einen zentralisierten SAP Druckmanager. Dieser verwaltet mehrere Druckerwarteschlangen sowie unterschiedliche, physische Druckerendgeräte für die verschiedensten Geschäftsbelege, wie farbige oder monochrome DIN-A4 Dokumente (Auftragsbestätigung und Lieferscheine), aber auch spezielle Drucker und Formate für die Etikettenerzeugung.

Vorteil:

• Dokumente, wie Lageretiketten und Geschäftsbelege, werden vollautomatisiert nach Belegfreigabe ausgedruckt.
• Kein manuelles Druckerhandling mehr notwendig, da Druckerwarteschlangen vom SAP Druckmanager angesteuert und verwaltet werden.
• Keine zeitaufwendigen Druckaufgaben mehr.
• Risiko eines Bedienungs- bzw. Anwendungsfehlers praktisch bei null.
  

Versenden Sie alternativ Ihre Geschäftsbelege per Email

Eine Alternative zum Belegdruck ist der Versand der Geschäftsbelege per Email. Viele Unternehmen gehen dabei jedoch den zeitraubenden Weg über externe Programme, wie Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird oder Lotus Notes.

SAP Business ByDesign bietet die Möglichkeit, Geschäftsdokumente, wie Auftrags- oder Bestellbestätigungen, automatisiert aus dem System an die betreffende Ansprechpartner-Email-Adresse aus den Kundenstammdaten zu verschicken. Das Dokument selbst wird dabei als PDF-Dokument an die Email angehangen. Zusätzlich hat man die Möglichkeit, den eigentlichen Email-Text für verschiedenste Geschäftsbelege zu konfigurieren, indem man eine HTML-Datei für den Text erstellt, diesen mit geeigneten HTML-Elementen formatiert sowie optional mittels CSS grafisch aufpoliert.

Zusätzlich bieten dynamische Textbausteine die Möglichkeit, wichtige Informationen aus dem Geschäftsdokument, bspw. Auftragsnummer oder Gesamtbetrag, direkt in das Email-Schreiben zu integrieren. Auch weitere Anhänge, wie Dokumente aus dem Kundenstamm oder belegspezifische Anhänge, können gleichzeitig verschickt werden.

Zu jedem Geschäftsbeleg können neben dem Hauptansprechpartner des Kunden auch weitere Empfänger angegeben werden.

Der Absender der Email ist immer der zuständige Mitarbeiter, der die Auftragsbearbeitung abgewickelt hat.

Neben Drucken und Email-Versand gibt es noch Fax, XML (für Lieferscheine beim Szenario für Externen Lieferantendienstleister) und SAP Electronic Software Delivery (kurz SAP ESD) als Möglichkeit für den Austausch von Geschäftsbelegen. Letzeres ist eine proprietäre SOA-Integration von Geschäftsobjekten aller Art mit Ihren Großkunden. Die Übertragung wird über SAP Process Integration (SAP NetWeaver XI 3.0) ermöglicht.

Lassen Sie sich hier individuell vom Experten beraten!