Integration eines 3PL Logistikprozesses in SAP Business ByDesign

06.02.2018

Um sich auf das Kerngeschäft zu fokussieren, gehen vielen Unternehmen den Weg, die Logistikprozesse rund um Warenflüsse vom Lieferanten zum eigenen Standort und zum Kunden an externe Unternehmen – so genannten 3PL Lagerlogistikdienstleistern – auszulagern.

Für die Abbildung der Warenflussbewegungen stellt SAP einen Pool an vordefinierten SOAP Services bereit, um relativ einfach einen ganzheitlichen 3PL Prozess zu implementieren.

Dabei kann die Kommunikation zwischen 3PL Dienstleister und SAP System direkt oder durch eine Middleware zwischen beiden Entitäten erfolgen.

Letzteres bietet sich besonders dann an, wenn der 3PL Dienstleister entweder begrenzte technische Möglichkeiten beim Servicemapping hat oder zusätzliche Informationen von weiteren externen Anwendungssystemen (z.B. Tracking-Informationen von externen Speditionsunternehmen) an die entsprechenden SOAP Nachrichten angehängt werden sollen.

Damit der 3PL Prozess in SAP abgebildet werden kann, müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden.

1. Anlegen eines neuen Geschäftspartner-Datensatzes für den 3PL Dienstleister mit der Rolle Lieferant und Logistikdienstleister
2. Festlegung des Ausgabekanals XML für ausgehende Logistikprozesse im 3PL Lieferantenstamm.
3. 3PL Dienstleister und das eigene Unternehmen haben jeweils eine unternehmenseigene Identifikationsnummer im Stamm für die Sender- und Empfängeridentifizierung hinterlegt. (z.B. DUNS oder GLN)
4. Die Betriebsstätte des 3PL Dienstleisters wurde als Organisationseinheit in der Organisationsstruktur abgebildet.
5. Die Lagerlokation des 3PL Dienstleisters wurde für fremdverwaltete Lagerführung aktiviert
6. Nummerierungsformat für 3PL-Belege (z.B. Lieferschein für Umlagerungen, Kunden- und Lieferantenretouren)
7. Es wurde eine Kommunikationsvereinbarung angelegt. Diese Kommunikationsvereinbarung besteht aus Kommunikationssystem (schnittstellenspezifische Stammdaten des 3PL Dienstleisters), authentifikationsspezifischen Daten und dem 3PL Kommunikationsszenario.

Das im Punkt 6 genannte 3PL Kommunikationsszenario beschreibt die SOAP Services für die eingehende und ausgehende Kommunikation mit dem festgelegten 3PL Dienstleister, um die Warenflüsse abzubilden.

Im nachfolgenden werden die ein- und ausgehenden Services in der Reihenfolge von der Bestellung beim Lieferanten (Procure-to-Pay) bis zur Auslieferung an den Kunden dargestellt (Order-to-Cash).

1. Anforderung der Anlieferungsausführung (ausgehender Service)

   Nachdem der Einkäufer im SAP System eine Bestellung freigegeben hat, wird automatische eine Bestellreplikation mit sämtlichen Plandaten der Bestellung (Menge, Anlieferdatum, Spezifikation) per SOAP Nachricht im XML Format elektronisch übermittelt. Dieser Service dient vornehmlich dazu, dem 3PL Dienstleister frühzeitig die wichtigsten Eckdaten mitzuteilen, damit dieser seine Ressourcen gemäß Plandaten frühzeitig einplanen kann.

2. Replikation der Anlieferungsbenachrichtigung (ausgehender Service)

   Dieser optionale ausgehende Service bietet dem Einkäufer in SAP dem 3PL Dienstleister aktualisierte oder auch weitere zusätzliche Informationen mitzuteilen.
   a) Aktualisierte Informationen können zum Beispiel abweichende Liefermenge oder verspätetes Lieferdatum sein. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht stellt dieser Service eine Lieferavise dar.
   b) Zusätzliche Informationen können beispielsweise Anhänge oder das Anhängen von Chargen- und MHD-Informationen sein, die der Lieferant dem Einkäufer nach dem Warenversand mitgeteilt hat. Diese Informationen können zu der Avise hinzugefügt werden, so dass der 3PL Dienstleister den Wareneingang mit richtigen Chargeninformationen verbuchen kann.

3. Bestätigung der Anlieferungsausführung (eingehender Service)

   Mit diesem Service übermittelt der 3PL Dienstleister den erfolgten Wareneingang an das SAP System. Nach erfolgter Übermittlung an SAP legt dieses einen Anlieferungsbeleg an, der je nach Prozesseinstellung automatisiert oder manuell freigegeben wird. Nach der Freigabe erzeugt das SAP System automatisch eine Lieferantenrechnungsanforderung, um die offenen Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung mit dem Lieferanten zu verrechnen.Als nächstes erfolgt die Anlage und Freigabe eines Kundenauftrags, was entweder automatisiert – beispielsweise. über eine E-Commerce Schnittstelle aus einem Onlineshop – oder manuell durch einen Vertriebsmitarbeiter erfolgen kann. Nach dem der Kundenbedarf des Auftrags eingeplant, freigegeben und der Bedarf durch verfügbaren Bestand gedeckt werden kann, erzeugt das System eine Versandanforderung.

4. Anforderung einer Auslieferungsausführung (ausgehender Service)

   Der 3PL Dienstleister bekommt vom SAP eine Versandanforderungen übermittelt, die Menge gemäß Auftrag zu einem bestimmten Datum auszuliefern. Das SAP System übermittelt dabei das spätmöglichste Versanddatum an den Dienstleister bis zu dem die Ware verschickt werden muss, damit der Kunde seine Ware gemäß vereinbarter Verfügbarkeit erhält.

5. Bestätigung der Auslieferungsausführung (eingehender Service)

   Dieser Service beendet den logistik-relevanten Abschnitt um Order-to-Cash Szenario. Der 3PL Dienstleister meldet dem SAP die erfolgte Auslieferung der Waren an den Kunden zurück. Nach erfolgter Übermittlung an SAP legt dieses einen Auslieferungsbeleg an, der je nach Prozesseinstellung automatisiert oder manuell freigegeben wird. Nach der Freigabe erzeugt das System automatische eine Kundenrechnungsanforderung, um die offenen Forderungen aus Lieferung und Leistung mit dem Kunden zu verrechnen.

6. Bestandsbenachrichtigung (eingehender Service)

   Ein sechster Service ermöglicht dem 3PL Dienstleister eine Bestandsänderung an das SAP System zu übermitteln. Dies ist zum Beispiel dann notwendig, wenn bei der Kommissionierung oder Einlagerung Ware beschädigt wurde und nicht mehr verkauft werden kann, die Mindesthaltbarkeit erreicht oder MHD abgelaufen ist oder einfach eine Bestandsdifferenz mit dem gespiegelten Bestand im SAP System aufgetreten ist. Der 3PL Dienstleister übermittelt diese Bestandsdifferenz an das SAP System.
   Nach erfolgter Übermittlung an SAP legt dieses einen Bestandsbenachrichtigungs- beleg an, der je nach Prozesseinstellung automatisiert oder manuell – nach erfolgter Prüfung – freigegeben wird. Nach der Freigabe aktualisiert das SAP System den Bestand im gespiegelten 3PL Lager gemäß Bestandsbenachrichtigung vom 3PL Dienstleister.

Zwar bietet das vordefinierte 3PL- Kommunikationsszenario keine Services für das Anlegen von Lieferanten- oder Kundenretouren, diese Prozesse können aber über vorhandene Services aus dem SAP Serviceexplorer in einem neuen Kommunikationsvereinbarung separat angesprochen werden.

Eine 3PL Retoure kann erst eingebucht werden, wenn eine Anlieferungsbenachrichtigung beim 3PL Dienstleister eingegangen ist, gegen den ein Wareneingang gebucht werden kann. Bei der Implementierung eines 3PL-Retourenprozesses, sowohl für Lieferanten als auch Kundenretouren, muss deshalb geprüft und festgelegt werden, ob der Retourenanlieferungsbeleg zunächst aus dem SAP System heraus angelegt wird oder ob der 3PL Dienstleister die technischen Möglichkeiten bekommt einen Anlieferungsbeleg im SAP per Service anzulegen. In beiden Fällen übermittelt das SAP System die Anlieferungsbenachrichtigung über den Service im Abschnitt 2 an den 3PL Dienstleister.

Welche Option für einen 3PL-Retourenprozess in Betracht kommt, hängt von den technischen Möglichkeiten des 3PL Dienstleisters und den Anforderungen des Unternehmens an einen Retourenprozess ab.