Genehmigungsprozesse in SAP Business ByDesign

20.11.2018

Behalten Sie die Kontrolle über die Prozesse in Ihrem System mittels Genehmigungsprozessen!

Bei Genehmigungen handelt es sich um Aufgaben, die vom System an Mitarbeiter gesendet werden. Abhängig davon was im Genehmigungsprozess vordefiniert wurde geht die Genehmigungsaufgabe beispielsweise an den Vorgesetzten, der durch die Organisationsstruktur als Vorgesetzter genannt ist oder an einen speziellen Genehmigenden der festgelegt wurden. Standardmäßig wird der Geschäftsbeleg von einem Zuständigen genehmigt, jedoch ist es auch möglich und in manchen Fällen auch notwendig, dass es von zwei Abteilungen geprüft wird.

So müssen Kundenaufträge für Baustoffe beispielsweise sowohl von einem Architekten als auch von einem Statiker genehmigt werden, bevor der Kundenauftrag freigegeben werden kann.

Für welche Geschäftsbelege es Genehmigungsprozesse gibt, wird im Fine-Tuning festgelegt. Die Einstellungen für die Genehmigungsprozesse findet man in dem Workcenter „Anwendungs- und Benutzerverwaltung“ in der Sicht „Genehmigungsprozesse“.

In der Regel ermittelt das System den Genehmigenden über die Organisationsstruktur. Im Rahmen bestimmter Geschäftsprozesse ist es jedoch erforderlich für die Ermittlung des Genehmigenden spezifische Regeln zur Arbeitsverteilung festzulegen. Die Einstellungen für den Zuständigen findet man in der Sicht „Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene“.

Bestenfalls bestimmen Sie selbst Regeln zur Arbeitsverteilung und legen fest, ob alle Genehmigende genehmigen sollen, ob der Prozess automatisch genehmigt werden sollte, wenn kein Verantwortlicher ermittelt werden kann oder wenn jeder Genehmigender nur einmal genehmigen soll.

Um einen neuen Genehmigungsprozess anzulegen muss der bestehende kopiert werden. Der neue Genehmigungsprozess muss den alten ablösen, das heißt wenn der alte bis zum 01.12.2018 00:00 UTC gültig ist, muss der neue Genehmigungsprozess ab dem 01.12.2018 00:00 UTC gelten. Das System lässt keine Überlappungen oder Lücken zu. Als Enddatum bietet sich an den Haken bei „Unbegrenzte Gültigkeit“ zu setzen.

Sie können in dem Genehmigungsprozess auch Bedingungen einstellen, sodass beispielsweise der Beleg erst ab einem Wert von 10.000 EUR zur Genehmigung geschickt wird.

Sobald der Genehmigungsprozess aktiv ist und durch einen Prozess angestoßen wird, findet der verantwortliche Genehmigende eine Genehmigungsaufgabe in der Sicht “Genehmigung” im Workcenter “Mein Verantwortungsbereich”.

Hier kann der Verantwortliche die Geschäftsbelege „Genehmigen“, „Zur Überarbeitung zurücksenden“ oder auch „Ablehnen“.

Nutzen Sie die App “SAP Manager Approvals” um Genehmigungen zu koordinieren!

Für das genehmigen von Geschäftsbelegen gibt es eine App die es für iOs wie auch für Android kostenlos zum Herunterladen gibt.

Beim ersten Öffnen der App, werden Sie aufgefordert die System-URL einzugeben und sich anschließend anzumelden.

Die jeweiligen zu genehmigenden Geschäftsbelege werden direkt angezeigt. Sie werden sehen, dass sich diese App sehr leicht bedienen lässt. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie nicht jederzeit über Ihren Computer im System angemeldet sind, aber Genehmigung von Ihnen immer zeitnah benötigt werden.