Fallstricke beim Organisationsmanagement

27.08.2016

Um die Struktur und Übersicht Ihres Unternehmens zu gewährleisten, ist ein gutes Organisationsmanagement unentbehrlich. Die Modellierung der Organisationsstruktur anhand eines Organigramms unterstützt die Überwachung der personal- und betriebswirtschaftlichen Prozesse und ist hilfreich bei der Aufgabensteuerung sowie Funktionalitäten der Rollen. Häufig geht die Erstellung damit einher, dass man sich seiner eigenen Organisationsstruktur zunächst bewusstwerden muss.

Für Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen und Tochtergesellschaften, sollte eine übergeordnete Holding angelegt werden. Dadurch ist auch sichergestellt, zukünftige Entwicklungen in die Struktur aufzunehmen. Vorteilhaft ist dies dann, wenn Unternehmen weitere Tochtergesellschaften im Ausland aufbauen und damit andere Märkte erschließen möchten. Vertriebsbereiche sollten auf einer Ebene unter einer Vertriebsorganisation angeordnet sein. Das erleichtert das Reporting auf Erlös- und Kostenebene.

Die Organisationsstruktur setzt sich zusammen aus Organisationseinheiten. Die Knoten repräsentieren eine Abteilung oder einen Unternehmensbereich. Eine beispielhafte Organisationsstruktur könnte folgende sein, die auch genauso in SAP Business ByDesign abgebildet werden kann:

Diese hierarchische Darstellung kann sich auf diverse Faktoren beziehen, wie beispielsweise:

• Rechtliche Hierarchie – Zuordnung der Organisationseinheiten zum Unternehmen/Betriebsstätte
• Finanzielle Hierarchie – Aggregation der Kosten und Gewinne
• Berichtsstrukturhierarchie – Anzeige von Zuständigkeiten und Weiterleitung der Aufgaben
• Funktionshierarchie – Weiterleitung von Aufgaben und Genehmigungen mit betriebswirtschaftlichen Funktionen

Zur Einhaltung der hierarchischen Zuordnungen müssen alle Organisationseinheiten korrekt konfiguriert sein, indem diese miteinander verknüpft und die Definitionen festgelegt sind – dabei bestimmt die Definition, welche Rolle die Einheit einnimmt. Beispielsweise kann eine Einheit ein Unternehmen oder eine Kostenstelle sein. Ferner müssen die Funktionen eingeordnet werden, welche die vom System vorgeschlagenen Work Center und Zugriffsrechte für den Endnutzer bestimmen.

Gültig-ab-Datum

Änderungen, die vorgenommen werden, sind immer ab dem ausgewählten “Gültig-ab”-Datum aktiv und entsprechend nicht ab dem aktuellen Systemdatum. Wobei das Aktivierungsdatum und die Gültigkeit voneinander unabhängig sind, denn alle Datenänderungen werden nur in die aktive Version übernommen. Hierbei können erstmal auch nur Teile der Organisationsstruktur freigegeben werden.

Starttermin

Der Starttermin ist das initiale Gültig-ab-Datum, das Sie beim ersten Einrichten Ihrer Organisationsstruktur verwenden. Dieses Datum sollte sorgfältig ausgewählt werden. Bevor Sie eine Organisationseinheit anlegen, geben Sie den eindeutigen Starttermin an, der für die gesamte Organisationsstruktur verwendet werden soll. Dieser sollte kurz vor dem Übergang in das SAP Business ByDesign-System liegen, sodass die im System vorhandenen Daten den realen Zustand Ihres Unternehmens zu dem Zeitpunkt wiedergeben. Sobald Sie Ihren Starttermin gewählt haben, verwenden Sie diesen als einziges Gültig-ab-Datum für alle Einrichtungsaktivitäten der Erststruktur und für die Definition oder funktionale Zuordnungen. Dieses Datum wird typischerweise auf den ersten eines Monats festgelegt.

Zeiträume und Gültigkeiten

Das Gültig-ab-Datum und der Starttermin dienen der Ermittlung von Gültigkeiten der Organisationseinheiten. Mithilfe der Registerkarte Zeiträume können Sie die Gültigkeit Ihrer Organisationseinheiten und zugehörige Eigenschaften ändern. Sie können die Gültigkeit einer Organisationseinheit folgendermaßen ändern:

• Starttermin auf einen zukünftigen Termin verschieben
• Endtermin auf einen früheren Termin verschieben
• Start- und Endtermin verschieben

Die Änderung von Terminen ist nur möglich, wenn keine Geschäftsbelege aus Anwendungen die Organisationsdaten in diesem Zeitrahmen verwenden. Ansonsten treten Fehlermeldungen auf. Sie können offene Geschäftsbelege in der Übersicht Organisationseinheit anzeigen, um die Kürzung von Zeiträumen und daraus resultierende Inkonsistenzen in Geschäftsbelegen zu vermeiden.

Konsistenzprüfung

Um verbindliche Beziehungen zwischen Organisationseinheiten zu beschreiben, muss die Konsistenz erfüllt sein. Dafür muss beispielsweise eine Kostenstelle ein übergeordnetes Unternehmen zugewiesen haben. Wenn man eine Kostenstelle angibt, muss zwingend auch ein Kostenstellentyp ausgewählt werden.

Zuordnung der Mitarbeiter und Service-Agenten

Die Organisationseinheit, zu der die Mitarbeiter und Service-Agenten zugeordnet sind, definiert ihre Kostenstelle, Geschäftssitz und Vorgesetzten.

Niederlassungen für die Logistik Integration

Für jeden Unternehmensstandort wird im System automatisch eine Niederlassung erstellt, und diese für den Einsatz in der Logistik freigegeben.

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