Dateiverwaltung im Liquiditätsmanagement

04.04.2017

Im Workcenter Liquiditätsmanagement befindet sich die unscheinbare Aufgabe Dateiverwaltung mit den beiden Unterpunkten Eingangsdateien und Ausgangsdateien.

Für ein effizientes Cashflow-Management ist es wichtig, dass Sie die Funktionen von Eingangsdateien und Ausgangsdateien kennen, um einen aktuellen Status über Ihre Bankkonten zu haben. Mittels dieser beiden Aufgaben, wird eine Verknüpfung zwischen Ihrem SAP Business ByDesign System und Ihrem Bank System hergestellt.

Mit der Aufgabe Eingangsdateien können externe Daten in Ihr System hochgeladen werden.  Es wird ein Kontoauszug erstellt. Die Aufgabe Ausgangsdateien erstellt einen Zahlungsträger. Es werden Daten aus dem System exportiert. Das Erzeugen von Zahlungsdateien führt zu einer erheblichen Zeitersparnis.

Erstellen einer Ausgangsdatei in Business ByDesign

In Ihrem System sind Lieferantenrechnungen vorhanden, welche noch nicht beglichen sind. Diese werden vom Systems mittels eines Zahlungslaufs erkannt. Sie können die Ergebnisse des Zahlungslaufs auswerten und entsprechend auf “Zahlung ausführen” klicken. Anschließend gehen Sie in die Sicht Zahlungsmonitor.

Hier sehen Sie eine Übersicht über alle Ein- und Auszahlungen. Wählen Sie die relevanten Zahlungen aus und klicken Sie auf “Zahlungsdatei anlegen” unter “Aktionen für Banktransaktionen”.

Der Status Ihrer Zahlung ändert sich in “Unterwegs” und die Zahlung verschwindet aus der Liste. Um noch mehr Zeit zu sparen, können Sie mehrere Zahlungen gleichzeitig auswählen. Das System hat nun eine Ausgangsdatei angelegt. Sie finde diese in der Sicht Ausgangsdateien.

Hier können Sie Ihre Datei auswählen und herunterladen, sowie freigeben. Beachten Sie, dass Sie die heruntergeladene Datei nicht mit Ihren gewöhnlichen Programmen öffnen können. Grund dafür ist das Format, worauf weiter unten eingegangen wird. Die Datei kann dann in Ihr Bankprgramm eingespielt werden. Ihre Bank führt die Zahlungen die in diesen Zahlungsdateien enthalten sind automatisch durch. Das Anlegen von manuellen Überweisungen im Online-Banking ihrer Bank ist somit nicht mehr nötig.

Erstellen einer Eingangsdatei in Business ByDesign

Bei Eingangsdateien handelt es sich um Kontoauszüge, welche Sie aus Ihrem Bankprogramm oder dem Online-Banking Ihrer Bank heruntergeladen haben und nun in SAP Business ByDesign importieren möchten. Auch dies muss nicht manuell geschehen, sondern lässt sich ganz einfach mit Hilfe des Systems umsetzen. Gehen Sie dafür in die Sicht Eingangsdaten und klicken Sie auf “Neu”. Es öffnet sich ein neues Fenster:

Wählen Sie als Dateityp “Kontoauszug”. Sobald Sie dann die entsprechende Bank auswählen, erscheint als Importformat MT940 DE. Dies ist das gängige Format für deutsche Banken und wird von den meisten Banken unterstützt. Laden Sie dann Ihren Kontoauszug hoch. Nach Abschluss des Uploads, ist der Kontoauszug erfolgreich ins System eingespielt.

Unterstützte Formate:

SAP unterstützt eine Vielzahl von nationalen und internationalen Formate. Für Deutschalnd ist das MT940 und für Amerika BAI2. Das Format steuert, wie die Zahlungsaufträge an die Bank (Export) zu erstellen sind und in welchem Format Kontoauszüge hochgeladen werden (Import).

Zusammenfassung:

Durch das Erstellen von Ausgangsdateien können sie Daten aus Ihrem System exportieren und in Ihr Bankprogramm einspielen. Durch das Erstellen von Eingangsdateien können Sie Daten aus Ihrem Bankprogramm in Ihr SAP Business ByDesign System einspielen. Somit ist Ihr System immer auf dem neusten Stand und Sie haben die Übersicht über alle Cash-Vorgänge. Das Erstellen der Ein- und Ausgangsdateien ist einfach und benötigt wenige Schritte. Alternativ dazu können Sie Kontoauszüge manuell anlegen, was aber deutlich aufwändiger ist und mit einer höheren Fehlerwahrscheinlichkeit zusammenhängt.