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Die richtige ERP-Software auswählen: SAP Business ByDesign

Überblick Funktionen Vorteile Fazit

Endlich effizient arbeiten!

SAP Business ByDesign ist DIE ERP-Lösung aus dem Hause SAP, wenn es um eine effizient gestaltete Business Suite geht. Sie ist das Ergebnis aus jahrzehntelanger Erfahrung und bietet die optimale Synthese aus den Best Practices für mittelständische Unternehmen. SAP Business ByDesign sticht durch eine moderne Oberfläche heraus, ist von allen gängigen mobilen Geräten erreichbar und geht den zukunftsweisenden Weg einer Cloudlösung. Was liegt dieser ausgefeilten Software also zugrunde?

Was ist SAP? Wer steckt hinter SAP Business ByDesign?

Das Unternehmen wurde am 1. April 1972 gegründet und hat sich von Beginn an auf die Entwicklung von Software für gewerbliche Anwender spezialisiert. Inzwischen ist SAP zum bedeutendsten Anbieter von Programmen für mittelständische Betriebe und Großunternehmen in Europa geworden. Weltweit beschäftigt der Softwarehersteller rund 77.000 Mitarbeiter. Außerdem werden zahlreiche Kooperationen gepflegt, welche den Kunden den Vorteil bringen, dass sie ihren persönlichen Ansprechpartner immer ganz in der Nähe haben und bei Fragen und Problemen individuelle Lösungen erhalten.
Mit ihren Produkten sind die Walldorfer immer am Puls der Zeit. Die Kunden sollen stets die modernsten Lösungen präsentiert bekommen, um ihre Geschäftsabläufe so effizient wie möglich gestalten zu können.  Ausschließlich dafür hat SAP unternehmenseigene Entwicklungslabore in 13 Ländern eingerichtet. Insgesamt gibt es derzeit 16 solcher Standorte, an denen die Programmierer permanent an der Verbesserung bereits etablierter Programme und der Entwicklung neuer Software für das Unternehmensmanagement arbeiten. Die SAP Labs, deren Mitarbeiter zu den globalen Vordenkern zählen, befinden sich beispielsweise im Silicon Valley, in Shanghai und Moskau sowie in Paris, Montreal und Vancouver.

SAP im Laufe der Zeit

Schon frühzeitig wurde damit begonnen, kleinere Unternehmen aufzukaufen, um deren Potentiale für die Weiterentwicklung ihrer eigenen Produkte zu nutzen. 1996 wurde beispielsweise das deutsche Unternehmen Dacos aufgekauft, welches sich auf Software für den Einzelhandel spezialisiert hatte. Mit dem Kauf von AMC Development und Campbell Software eröffneten sich kurz vor der Jahrtausendwende neue Möglichkeiten, die Computertelefonie und das Personalmanagement in die Lösungen zu integrieren, was den Grundstein für die Umsetzung in neuere Produkte, wie SAP Business ByDesign, legte. Vom Aufkauf der amerikanischen A2i profitierte das Stammdatenmanagement.
Das Lieferantenbeziehungsmanagement erhielt einen Schub, als im Jahr 2006 das US-Unternehmen Frictionless Commerce erworben wurde. Der Einkauf der norwegischen Firma MaXware sorgte 2007 für zusätzliche Pluspunkte beim Identitäts-Management. Zu den jüngsten Einkäufen gehören die US-Firmen Concur Technologies und Fieldglass. Damit sicherte sich SAP Spezialwissen aus den Themenbereichen Reise- und Reisekostenmanagement sowie mobiler Zeiterfassung, welche umtriebigen Projektmitarbeitern entgegenkommt, da sie nur noch einen Tablet-Touch zur Rückmeldung benötigen. Allein diese Aufzählung zeigt schon, welche Vielseitigkeit und Qualität die Kunden von Produkten wie SAP Business ByDesign erwarten dürfen.

Die Entwicklung von SAP R/1 bis hin zu SAP Business ByDesign

Die ersten Programme der SAP SE trugen ein „R“ im Namen. Der Grund dafür war, dass die Verarbeitung der Daten der Buchhaltung und der Lohnabrechnung damit erstmals in Echtzeit (in Englisch: Realtime) möglich wurde. Von den Konkurrenzprodukten unterschied sich die Software dadurch, dass statt der üblichen Eingabe der Daten mit Lochkarten und Lochstreifen eine direkte Eingabe über Masken auf dem Bildschirm möglich war. Außerdem war SAP R/1 das erste System, welches mit einer elektronischen Datenbank arbeitete. Zudem konnten damit verschiedene Aufgaben in einer einzigen Software gebündelt werden, anstatt für jede Aufgabe separate Programme nutzen zu müssen.
Der einzige Nachteil bis zur Version SAP R/2 war, dass die Programme lediglich auf Großrechnern von Siemens und IBM eingesetzt werden konnten. Das änderte sich mit der Version SAP R/3, die sämtliche Systeme mit dem Betriebssystem Unix und der Datenbank Oracle verwenden konnte. Mit dieser Version wurde auch das Client-Server-Prinzip eingeführt. Es begann auch die Fokussierung auf Softwarelösungen für den Mittelstand. Außerdem konnten ab dieser Version die Kundenwünsche durch den modularen Aufbau noch stärker als zuvor berücksichtigt werden.
Eine weitere und sehr wesentliche Neuerung dieser Version waren die Industry Solutions. Damit wurden branchenspezifische Ergänzungen des eigentlichen Kernels der Businesssoftware möglich. Beispiele dafür sind SAP for Retail, SAP for Healthcare, SAP for Media sowie SAP for Banking. Schon kurze Zeit später gab es mit der Einführung der NetWeaver-Plattform sogar die Chance, Software von Drittanbietern in die SAP-Software einzubinden. Dadurch wurde es technisch möglich, die Server sowohl nach dem Java-EE-Prinzip als auch dem ABAP-Prinzip zu betreiben.

Funktionen von SAP Business ByDesign

SAP Business ByDesign war eine kleine Revolution

Nach der Jahrtausendwende sorgten die Programmierer in den SAP Labs für gewaltige Sprünge bei der Funktionalität und beim Nutzerkomfort. Ein Ergebnis ist das unter dem Arbeitstitel „A1S“ entwickelte Paket SAP Business ByDesign. Die offizielle Präsentation der Software erfolgte im September 2007 in New York. Mittlerweile kann sie von Kunden in fast dreißig Ländern genutzt werden. Die Hauptzielgruppe dieser Software stellen mittelständische Unternehmen dar.
Der größte Vorteil von SAP Business ByDesign ist, dass sie den Nutzern eine durchgängige Informationsverarbeitung mit einer einzigen Software ermöglicht. Sie basiert zunächst auf den Prinzipien einer Enterprise Resource Planning (ERP)-Software und vereinigt zusätzlich dazu Elemente aus verschiedenen Bereichen wie dem Customer Relationship Management (CRM) und Supply Chain Management (SCM). Außerdem bietet das Paket eine günstige und effiziente Lösung für Professional Service Provider und lässt sich durch den Einkauf von zusätzlichen Apps aus dem SAP Store individuell erweitern. SAP bietet hier absichtlich den Weg, die Vorteile aus den Erfahrungen von mehreren hundert Implementierungen heraus zu nutzen, die SAP-Partner in eigens für Sonderlösungen erstellte Apps komprimieren.

Welche Vorteile hat SAP Business ByDesign?

Optimaler Datenschutz durch Business ByDesign

Die Bereitstellung von SAP Business ByDesign erfolgt ausschließlich über die hauseigenen Serverzentren von SAP. Für den Kunden hat es den Vorteil, dass die Datensicherheit durch den Wegfall von Drittanbietern bei der Datenverwaltung immer gewährleistet ist. Dabei dürfen die Kunden sogar wählen, in welchen Ländern ihre Daten verwaltet werden sollen. Bei SAP Business ByDesign stehen deutschen Kunden derzeit das Rechenzentren in St. Leon-Rot in Deutschland und das Serverzentrum im amerikanischen Newton Square zur Verfügung. Die zur Software gehörenden Backups der Kundendaten werden jeweils im gleichen Land verwaltet. Um die höchstmögliche Sicherheit zu gewährleisten, werden sie allerdings räumlich von den Daten getrennt, die für den laufenden Betrieb verwendet werden. Warum ist das erwähnenswert? Weil hierdurch auf jeden Fall verhindert werden kann, dass Kundendaten verloren gehen, wenn die eigenen Serverräume unzureichend gegen Einbruch oder sonstige äußerliche Einflüsse geschützt sind.
Sämtliche Mitarbeiter, von denen die von SAP Business ByDesign verwalteten Daten eingesehen werden können, werden per Vertrag an die Einhaltung aller Datenschutzrichtlinien und einer beruflichen Schweigepflicht gebunden. Das gilt analog auch für die Betreuer aller anderen SAP-Produkte. Servicetechniker bekommen zeitlich befristete Zugänge für die Behebung von Fehlern sowie die notwendige Wartung der Systeme. Die dezidierten Terminalzugänge arbeiten noch dazu mit einer ausgeklügelten Rechteverwaltung, durch welche Servicetechniker immer nur diejenigen Zugriffe erhalten, die sie für die Ausführung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Das wird beispielsweise über die Zuteilung temporär gültiger Passwörter geregelt.

Hohe Investitionen in die Sicherheit

Die SAP SE setzt bei der Sicherheit ihrer Serverzentren nicht nur auf interne Kontrollen. Zusätzlich werden regelmäßig externe Prüfer bestellt, die in ihren Audits die Einhaltung der Standards SSAE-16, ISAE-3402 und der ISO 27001 kontrollieren. Diese Audits lässt sich die SAP SE pro Jahr rund eine halbe Million Euro kosten. Die Nutzer von SAP Business ByDesign und anderer Produkte haben das Recht, sich diese Prüfberichte aushändigen zu lassen. Jedoch müssen sie dafür eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterschreiben.

Papierfreies Unternehmen?

Mit SAP Business ByDesign ist das möglich! Ein entscheidender Pluspunkt zu Gunsten der Umweltfreundlichkeit ist die Tatsache, dass mit der Software SAP Business ByDesign sämtliche Daten digital gespeichert und verwaltet werden können. Damit haben die Nutzer die Chance, ein nahezu papierfreies Büro zu betreiben. Das ist ein Anliegen vieler Unternehmen, da sie die Möglichkeit erkannt haben, vom Analogen ins Digitale umzusteigen. Das wiederum bewirkt eine Senkung der Betriebsausgaben durch die Einsparung von Druckkosten sowie die Kosten der Miete und der Beheizung von größeren, Archiven.
Erwähnenswert ist außerdem, dass die Serverzentren der SAP ebenfalls sehr umweltverträglich betrieben werden. Am Standort St. Leon-Rot ist es beispielsweise gelungen, die Emission des Treibhausgases Kohlendioxid Anfang 2014 gegen Null zu fahren. Das wird mit Maßnahmen, wie der speziellen Anordnung der Racks, der permanenten Analyse und Beseitigung von Hitze-Hot-Spots sowie einer optimierten Beleuchtung des Serverzentrums und einer Optimierung der Notstromversorgung über USV-Batterien bewirkt. Ein Ergebnis all dieser Maßnahmen war, dass das SAP-Rechenzentrum in St. Leon-Rot die Note „Premium“ bei der Bewertung der Energieeffizienz durch den TÜV Rheinland erhalten hat.

Cloud ERP – auch mobil immer informiert

Beste Betriebsergebnisse kann ein Unternehmen immer nur dann erzielen, wenn die Entscheidungsträger sämtliche relevanten Daten ständig zur Verfügung haben. Das sollte auch auf Dienstreisen der Fall sein. An dieser Stelle präsentiert sich ein weiterer Vorteil der Software SAP Business ByDesign: Der Zugriff ist durch die Cloud von allen Orten der Welt aus möglich, von denen ein Zugang zum Internet besteht. Eine dynamisch an die Art des verwendeten Endgeräts angepasste Anzeige ermöglicht die Einblicke in die Echtzeitdaten mit dem Notebook ebenso wie mit dem Tablet oder einem der aktuellen Smartphones. Auf diese Weise können auch unterwegs sämtliche unternehmerischen Entscheidungen auf Faktenbasis getroffen werden. Dazu leistet das in die Software integrierte Reporting Tool nützliche Dienste. Es werden sowohl Android- als auch iOS-Geräte unterstützt.

Scoping ermöglicht individuelle Anpassungen der Software

Auch wenn das Programm SAP Business ByDesign weitgehend standardisiert ist, hat der Nutzer die Chance auf eine Individualisierung. Realisiert wird das durch das Scoping, durch welches der Kunde entscheidet, welche Funktionen er nutzen möchte. Anhand dieser Auswahl werden dann spezielle Parameter gesetzt. Im darauffolgenden Fine-Tuning werden dann nur die Einstellungsmaßnahmen angeboten, die auch zuvor ausgewählt und voreingestellt wurden. Ebenso wie die On-Premise-Lösung SAP ERP besteht die Besonderheit darin, dass die ByDesign-Version immer als konsistentes System mit der Option auf künftige Erweiterungen zur Verfügung steht. Das heißt: ändern sich die Anforderungen und Geschäftsbedingungen eines Unternehmens, so kann dies zu jeder Zeit systemseitig angepasst werden.
Die praktische Umsetzung erfolgt mit dem im Hintergrund laufenden Business Adaption Catalog. Er enthält spezifische Regeln, nach denen die Weiterverarbeitung der einmal erfassten Daten erfolgt. Dieser Katalog für betriebswirtschaftliche Regeln kooperiert direkt mit dem zu SAP Business ByDesign gehörenden Konfigurationstabellen. Auf diese Weise ist es zum Beispiel möglich, mit wenigen Mausklicks aus einer Bestellanfrage, die Bestellbestätigung, den Lieferschein, die Frachtpapiere und die Rechnung zu erstellen. Das spart bei der täglichen Arbeit sehr viel Zeit, was wiederum eine Senkung der Lohnkosten und eine Verkürzung der Bearbeitungszeit von Kundenanfragen bewirkt. Letzteres verspricht Vorteile bei der Kundenzufriedenheit und letztlich beim Aufbau eines soliden Stammkundenbestands.
Somit können spezifische Einstellungen getroffen werden, die allen Unternehmen in verschiedenen Branchen gerecht werden. Handelsunternehmen in den Bereichen Food und Non-Food werden ebenso fündig wie produzierende Unternehmen im Automotive Bereich oder Health Care und Dienstleister im Personal-, und Projektmanagement.

Individuelle Kostenmodelle

„Was kostet SAP Business ByDesign?“, das ist eine der häufigsten Fragen, die sich interessierte Unternehmen im Vorfeld stellen. Bei Business ByDesign gibt es den großen Vorteil, dass der Kunde immer nur das bezahlt, was er tatsächlich auch nutzt. Dieses Modell nennt sich „Software as a Service” (SaaS) oder “Service on Demand”. Es wird eine Miete erhoben, deren Höhe sich nach der Anzahl der Anwender in Kombination mit dem Nutzungszeitraum richtet.

Das Vertriebsmodell für die ERP-Software

Beim Vertrieb und der Anpassung der Software kooperiert SAP weltweit mit zahlreichen Agenturen. An diese Agenturen werden die gleichen Anforderungen gestellt, welche auch bei den eigenen Mitarbeitern und den hauseigenen Infrastrukturen beachtet werden. Eigens dafür wurde das SAP-Partnernetzwerk etabliert, welches seit der Gründung des Unternehmens kräftig gewachsen ist. Zur Förderung dieser Fach- und Servicepartnerschaften wurde 2007 das Co-Innovation Lab in Palo Alto im US-Bundesstaat Kalifornien gegründet.
Um die eigenen Produkte ständig weiter zu verbessern und mit Modulen von Drittanbietern anzureichern, werden ebenfalls kontinuierliche Kooperationen gepflegt. Zu den Partnern gehören namhafte Unternehmen wie IBM, AMD, Oracle, Hewlett Packard und bekannte Hersteller von Smartphones. Auch Adobe, SmartOps und CA Technologies gehören zu den festen Partnern der SAP SE. Sie können sich die entwickelten Erweiterungen für SAP Business ByDesign und andere SAP-Programmpakete zertifizieren lassen. Diese Zertifikate sorgen für ein verbessertes Kundenvertrauen und verschaffen den Entwicklern die Chance, ihre Erweiterungen direkt von SAP vermarkten zu lassen.
Eine weitere Besonderheit stellt das SAP Community Network dar. Dort finden Kunden, Vertriebspartner und Mitarbeiter der SAP SE zueinander und können gemeinsam schnelle und tragfähige Lösungen für auftretende Probleme suchen. Mittlerweile hat dieses 2003 ins Leben gerufene Netzwerk weltweit mehr als zwei Millionen aktive Nutzer. Hinzu kommt das Netzwerk Business Process Expert, in dem es vor allem auf den Austausch von Informationen zu den Best Practices bei der Anpassung und Implementierung der SAP-Produkte ankommt.

Vorteile von SAP Business ByDesign

Das macht den Kauf teurer Lizenzen überflüssig.  Als Vergleich zu SAP Business ByDesign kann das Paket SAP Business One dienen, welches bei vollem Funktionsumfang Investitionen in Höhe von mehreren Zehntausend Euro für den Kauf einer Lizenz erfordert. Diese Gelder kann der Nutzer durch die monatliche Miete an anderen Stelle (beispielsweise in das Marketing oder den Ausbau der Unternehmensstruktur) investieren.
Ebenso wichtig sind die Aspekte der Wartung und Instandhaltung. Diese werden vollends von der SAP übernommen und sind bereits im Lizenzpreis enthalten. Das ersetzt aufwendige manuelle Programmierarbeiten, die zusätzlich noch Manntage in Anspruch nehmen, da sie in der Regel bei den Rechensystemen vor Ort durchgeführt werden müssen.

Fazit

Die Pluspunkte von SAP Business ByDesign kurz zusammengefasst

Mit der nach dem On-Demand-Prinzip nutzbaren Software SAP Business ByDesign bekommen die Kunden preisgünstig eine moderne Software, mit der das Management sehr effizient arbeiten und Geschäftsprozesse steuern und verwalten kann. Das Programm ist flexibel anpassbar und mit dem Nachkauf von zertifizierten Apps jederzeit erweiterbar. Es erfordert keine Ergänzungen der im Unternehmen vorhandenen Hardware, weil es über spezielle Serverzentren zur Verfügung gestellt wird. Der Datenschutz ist durch Beschränkungen bei den Wartungszugriffen sowie die Auswahl des genutzten Serverzentrums gewährleistet. Durch die die betriebswirtschaftliche Konfiguration und Benutzerverwaltung können Besonderheiten der Datenverarbeitung bei den einzelnen Nutzern berücksichtigt werden. SAP Business ByDesign bringt Funktionen aus den Bereichen CRM, SCM und weiteren in einem einzigen System zusammen.